Aprende a ser Eficaz: El principio del bote de pepinillos
Imagina que tenemos un bote de pepinillos vacío que tenemos que llenar con guijarros, piedras, agua y arena. Empezamos a llenar el bote con piedras grandes, imaginemos que caben cuatro. Ya no cabe ni una piedra más, pero sí podemos añadir guijarros hasta que se llene el espacio entre las piedras. Cuando lo hayamos llenado, con la arena podremos seguir rellenando los huecos que queden entre las piedras. Finalmente, cuando no podamos añadir más arena, echaremos poco a poco agua hasta que no quepa nada más.
Si hubiésemos seguido cualquier otro orden no hubiésemos podido rellenarlo del todo o habríamos tenido grande dificultades. Por ejemplo, si hubiésemos llenado el bote con los guijarros desde el principio no hubiesen entrado las piedras grandes. Solo la arena y el agua.
Cómo priorizar en nuestro día a día para ser eficaces
Ser eficaz es de gran importancia en nuestro día a día. Este principio nos puede ayudar a entender cómo planificarnos a corto plazo (por ejemplo, un día o una semana concreta) para alcanzar nuestros objetivos. En primer lugar vamos a anotar las cosas que tenemos que hacer en un cuadrante. Tendremos dos casillas arriba y dos casillas abajo. La casilla superior de la izquierda son aquellas tareas urgentes (con fecha o tiempo límite para su realización) e importantes. En la casilla superior derecha anotaremos aquellas tareas que son urgentes pero que NO son importantes. En la casilla inferior izquierda anotaremos aquellas tareas que NO son urgentes pero que son muy importantes. Y finalmente en la casilla inferior derecha anotaremos aquellas tareas que no son urgentes y tampoco son importantes. Quedará algo similar a esto:
Qué tienes que hacer
Elige que franja de tiempo vas a rellenar, por ejemplo una semana. Organiza las actividades utilizando el cuadro. A continuación vas empezar a asignar tareas en este orden:
– En primer lugar, asignarás las tareas importantes (cuadrante izquierdo inferior), las piedras.
– Continúa rellenando los huecos con tareas urgentes importantes (cuadrante izquierdo superior), los guijarros.
– A continuación rellena los huecos con tareas importantes no urgentes (cuadrante derecho superior), la arena.
– Finalmente, añade las tareas no importantes y no urgentes (cuadrante derecho inferior), el agua
¿Por qué es útil este ejercicio?
Parece que las personas dedican un 80% de su tiempo en asuntos urgentes. Independientemente de que sean importantes o no. Pero por lo general, las tareas importantes son las que generan mayores beneficios o las que suponen mayores costes. Por otro lado, algunas tareas urgentes son aquellas que tienen una fecha límite. Pero a veces, consideramos urgentes tareas que realmente no lo son. Por ejemplo, ¿es urgente responder correos electrónicos inmediatamente? El objetivo de este ejercicios es compensar un poco esta distribución que solemos hacer sin darnos cuenta. De manera que bajemos el porcentaje de tiempo que dedicamos a tareas urgentes no importantes y subir la dedicación a tareas importantes, aunque todavía no sean urgentes.
Puedes descargar el ejercicio en esta ficha para realizarlo las veces que quieras. Pincha aquí.
Extraido de El éxito del liderazgo. Autor: Eduard Stomp
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